Даже во время войны бюрократическая машина рейха исправно работала. Каждый солдат, попавший в плен и добиравшийся живым до стационарного лагеря, учитывался. Сегодня известно более десятка видов учётных карточек.

Вот самые распространённые:
Персональная карточка I  - самая распространенная. Формат А4, обычный лист писчей бумаги. Должна была заполнялась на каждого советского военнопленного. Однако, это было требование выполнялось неукоснительно только в лагерях на территории Германии.

Вверху карточки обозначался номер лагеря, его географические данные, тип лагеря - офлаг, шталаг, дулаг (Oflag, Stalag, Dulag). Номер лагеря указывался римскими или арабскими цифрами. В основном – римскими обозначались лагеря на территории Германии и соответствовали номеру военного округа на котором они располагались.  Лагеря одного округа отличались дополнительной прописной буквой, которая присваивалась по времени открытия. Например, шталаг XB, XD и т.д.  Однако, в начале войны лагерям на территории рейха давали двойные номера. Они писались в скобках или через черточку - шталаг XI C (311)  или шталаг XI D (321).
Далее шли персональные данные солдата – фамилия, имя, дата и место рождения, религия, имя отца. Справа – гражданство (национальность); воинское звание; воинская часть; гражданская профессия; матрикулярный номер (страна происхождения) – обычно ничего не указывалось; место дата пленения; состояние здоровья при доставке.

Ниже – место для фото. Иногда вместо фото указана расовая принадлежность.  Рядом – рост и цвет волос. И особые приметы. Ниже отпечаток указательного пальца правой руки. Потом – фамилия и адрес контактного лица на родине. 

В самой нижней части место для дополнительных пометок – убытие из лагеря, перевод в гестапо, смерть и место захоронения и прочее.

На оборотной стороне карточки есть графы для информации о полученных прививках, переводе в лазарет, отбытии наказаний, побегах, переводах из лагеря в лагерь или в рабочие команды.

Персональная карточка II   размер формата A5 и предназначалась для регистрации направлений на работы военнопленного.

В  неё заносилась основная информация на пленного и приводились данные связанные с работой – зарплата, выданная рабочая одежда и т.д.  В случае смерти указывалась дата смерти и место захоронения.

Персональная карточка III  размер формата A5. На неё заносилась в основном информация о пребывании военнопленного в рабочих командах в пределах одного лагеря.

Зелёная карточка

26 июня 1941 года Верховное командование вермахта (ОКВ) распространило сообщение о том, что советское правительство заявило в Международный Красный Крест о своей готовности передавать фамилии солдат попавших в плен. А 2 июля 1941 года ОКВ издало распоряжение под заголовком «Сообщения о русских военнопленных в ВАСт» (нем.: WASt – Справочная служба вермахта), обязующее все управления военного плена проводить обязательную регистрацию в лагерях вермахта и направлять соответствующие документы в Справочную службу вермахта. К распоряжению прикладывался образец установленной формы сообщения о регистрации.

Карточка формата А6 зелёного цвета – известна как карточка регистрации.  Имела данные на двух языках, все пункты заполняются самим военнопленным, если человек не в состоянии – разрешалось привлекать другого человека.

При регистрации офицера на его карточке необходимо было по диагонали провести красную линию.

После сверки указанных данных, на карточке ставился штемпель с номером лагеря и датой поступления,  часто эти данные заполнялись от руки. Если пленного переводили в другой лагерь, указывалось дата  убытия.

При переводе из одного лагеря в другой под цифрой 5 писарем отправляющего лагеря указывалось   число  убытия и название лагеря отправления, а под цифрой 5а писарь принимающего лагеря должен был указывать, в какой день военнопленный был поступил в этот лагерь.

Лазаретная карточка

Небольшая красная или розовая карточка формата A6.  Оформлялась на всех солдат в лазарете. Отличалась только буквенными обозначениями D-Deutsch (немец), V-Verbündete (союзник),  G-Gefangene (пленный).

В карточке обозначались личные персональные данные, регистрационный номер, название госпиталя, причины поступления, дату и место выписки. Иногда на оборотной стороне писалась информация о родственниках. В случае смерти - дата и причина, а также где похоронен и расположение могилы.